2018.01.05
面接・GD対策

転職面接結果の確認方法と辞退(断り方)連絡の仕方

皆さん、今回は、

採用結果の連絡についてお話してみたいと思います。

恐らくこの文章を読まれているということは、

合否の連絡を待っている状態の方が多いのではないでしょうか。

“中途 面接 合否 連絡”などとインターネットで調べると、

様々な意見も飛んでいて、不安になられている方もいるでしょう。

状況にもよりますので、なかなか判断も難しいので、

ここでは私の経験を元に、

人事や採用担当のみなさんが選考参加された後の、

採用現場の裏側を少しお話出来ればと思います。

1.転職面接の結果はどの程度で来るものなのか

面接の合否連絡はいつくるのか。相場の日数がわかっていれば、

対処法や、ご自身の不安感を落ち着けることも出来るはずです。

ここではどの程度で返答が来るのか、

どういった連絡なのかについてご説明します。

 

①面接結果の連絡はどのくらいの日数で返答が来るか

一般的には2~3日間で返答することが多いです。

採用手法にもよりますが、

ある程度まとまったグループで合否をつけています。

1週間、ないしは2週間を1グループとして、

次の面接に進めるかどうか判断することが多くあるため、

優秀だと評価貰えれば、

翌週の面接の調整連絡が来るでしょう。

 

ですので、2~3日と言いましたが、

2週間で会えるだけあって返答する企業もあるので、

回答が2週間かかるということもざらにあります。

 

ですが、採用コンサルとしては、

そこまで期間が空いてしまうと優秀な人が他の会社に内定が出てしまって、

辞退されてしまうので、避けたいところです。

 

大体の採用担当は3日以内の返答をしたいと理想では思ってます。

 

②早めの連絡があった場合は合格可能性と企業評価が高い可能性が大!

自社に合う方には、

なるべく早く合否を伝えて、自社に来てほしい!

これはどの会社でもそう考えているのではないでしょうか。

ただ、ルールや文化があるので、

結果が先延ばしにせざるを得ない会社もありますので、

一概に時間がたったから評価が低いというわけではありません。

 

あくまで一例ですが、

私の場合、その場で企業にマッチすると思った時点で、

次の選考日程をその場で調整させていただくこともあります。

また、社長や、役員など相性の良さそうなメンバーがオフィスにいれば、

その場で口説いてもらったりしています。

 

2.選考結果についての連絡がきたときの対応方法

企業から、合否の連絡がきた場合の対処法をここでは説明します。

慌ててしまって、重要なことを聞き逃してしまう可能性もあるので、

落ち着いて対処できるように、事前にどういった流れになるのか、

いくつかご紹介させていただきます。

 

①意中の企業から内定連絡が来た場合

まずはしっかりとお礼を伝えましょう。

割と採用担当者も合格連絡は緊張しています。

というのもここでもしも辞退された場合に、

次の採用をゼロから考えなければならないからです。

入社の意思がある場合は、しっかりとその旨を伝えましょう。

また下記項目のような、

内定承諾後に何をするべきか指示がありますので、

しっかりメモをとりましょう。

  • 入社前の条件面談(給与交渉や条件面の提示)
  • 必要書類の提出の有無
  • 入社前準備物

など、聞き逃しは要注意です。

 

また、

内定のお電話の後に、

御礼状やメールを入れると丁寧な印象を与えられます。

ないからと言って評価が下がることもありませんが、

そういったものもあるということは知っておきましょう。

 

下記例文です。

お世話になっております。

先ほどはお電話ありがとうございました。

貴社より内定のご連絡をいただきました〇〇〇〇でございます。

採用のご連絡をいただけて、嬉しく思っております。

採用ご担当者様には都度、ご連絡とお時間の調整いただき、

本当にありがとうございました。

 

今後ともご指導のほど、

よろしくお願いいたします。

まずは取り急ぎ御礼申し上げます。

署名

〇〇〇〇

 

ぜひ入社前の印象アップにご活用ください。

 

②内定の返事を保留にする2つの方法

先ほどもお伝えしましたが、

人事採用担当も緊張しています。

ましてや、保留の交渉ともなれば、

理由によっては他の候補者を探してしまうことも考えられます。

そこで、保留の理由として無難なものを、

いくつかご紹介いたします。

 

1つ目“何といっても素直に伝える”

意中の企業が他にもあり、

他の選考結果が出るまで決められないという理由の場合は、

素直にそう伝えましょう。

あるいは、他社と比べるわけでもなく、

今は決めきれないと思っている場合には、

決める為に、会いたいと思う社員との面談を組んでもらうのもいいでしょう。

 

例えば

「営業のマネージャーと話をして、

活躍している人の仕事が見てみたいので、

お時間いただくことは可能でしょうか?」

と伝えれば、

調整してくれることがほとんどです。

そこで、企業の先方の気が変わって不合格にするくらいなら、

行かなくていいです。

と私が言うのも変ですが、その対応はきっとお客様や社員に対しても同じことをしているので、

辞めておくことが無難です。

 

純粋にただ、考えたいということであれば、

「内定のご連絡ありがとうございます。非常にうれしいです。

1点、わがままなお願いではありますが、

返答はいつまでにすればよろしいでしょうか。

しっかりと考えて回答したいと思っております。

誠に勝手なことで恐縮ですが、

  • 月●日まで返事を待っていただけませんでしょうか」

 

この場合の注意点は内定が出たからといって、

決めてやるから待っておけ!

という姿勢ではなく、

あくまでも回答の延期をお願いする姿勢で、

かつ、入社意思はあるという気持ちを伝えましょう。

また、返事を待っていただく期間は長くても、

あまりにも回答が遅くなると、

内定取り消しや他の候補者が出てきてしまい、

採用終了の可能性が上がりますので、注意してください。

 

2つ目“家族を理由にする”

この保留方法は本当によく聞きます。

事前に人事もご家族に転職の件や今の選考状況がどうなっているか、

共有されているのか確認するようにして対策を打っているほどです。

代表的な保留方法として、

「ありがとうございます。承諾したいのはやまやまなんですが、

妻(夫)に伝えてから、ご報告でもよろしいでしょうか。」

 

と言われるケースか、あるいは、

「妻(夫)のご両親にも了承を得たいのでお時間いただけますでしょうか。」

 

といった回答です。

評価が下がるわけではないので悪くはないですが、

事実がどちらだとしても、その点は事前に確認とっておいた方が評価はされるでしょう。

 

③内定を辞退したい場合

電話での内定通知の場合、その電話で断ることもできます。

しかし、大抵の人が濁らせた会話で終わらせて、

後日メールでの辞退のケースがほとんどです。

 

そこで、どういったメールであれば企業側にとって丁寧な断り方なのか、

のちほど挙げてみたいと思います。

→5-④メールによる辞退方法

 

④不採用連絡の王道「お祈りメール」を受け取った場合

文末に「ますますのご活躍をお祈りしております」と書かれていることで、

学生発信で「お祈りメール」と呼ばれ始めた不採用通知です。

お祈りメールが来た場合、必ず返信しなくてはいけないということはありません。

私も残念ながらお祈りメールを送る機会も多いのですが、

送ったメールの返信率は5%くらいでしょうか。

また、何かのご縁で会うかもしれないので、

採用担当者に御礼の気持ちを伝えるくらいなら、

返信してもいいかもしれません。

 

余談ですが、私の場合、

学生時代に選考で落ちた企業に、

仕事で伺う機会があり、

当時のまま担当者が変わってなかったので、

会話のネタになったということもありました。

 

⑤電話の着信があったが、出られなかった場合

基本的にはすぐに折り返しましょう。

電話を貰う前後でメールが着ていないかチェックすることも大事です。

メールで合格が伝えられていた場合は、

今までの上記の対応から心の準備をしてから臨みましょう。

 

担当者につないでもらう流れについては、

下記流れがスムーズではないでしょうか。

先ほど、お電話いただきました〇〇〇〇と申します。

採用担当の〇〇様からの着信に出ることが出来ませんでしたので、

折り返し連絡をさせていただきました。

〇〇様いらっしゃいますでしょうか。

 

~〇〇様に変わる~

先ほどはお電話に出られず、

申し訳ありませんでした。

先日選考に参加いたしました〇〇〇〇と申します。

(メールがあった場合はメールを見た旨伝える)

 

と担当者に再度つながれば、

状況を話してもらえるでしょう。

電話をかける前に、

スケジュール帳や、メモ用紙、ペンなどを準備しておくと、

やり取りをスムーズにできるでしょう。

また、なるべく、雑音が少ない場所や、電波のいい場所からかけましょう。

 

3.連絡が遅い場合に考えられる3つの理由

連絡がこないと不安になると思いますが、

そう焦らず、指定された日程まで待ってみてください。

連絡担当も採用業務以外にも仕事があり、遅くなることも当然あります。

ここではそんな担当者がどういった理由で遅くなるのか、

考えられる3点を説明したいと思います。

 

①応募者多数で対応に追われている

人気企業や業種ともなると、

一人の担当者が週に20名面談することもあります。

それが大手にもなれば複数人の採用担当者が面談者のすり合わせや、

選考の判断の打ち合わせを行ってると考えると、

対応が遅くとも、安心できるのではないでしょうか。

 

②会社の規定に基づいて進める必要がある

各社連絡規定や、

社内での承認を取る必要がある場合があります。

採用担当がいいなと感じたとしても、

社内で稟議を通す必要があったり、

次回面談の調整で手間を取ることもあります。

 

③不合格者に対しての連絡は後回しにされている

これは残念な話ですが、

かなりの数を面談する中で、

どうしても優先順位が下がることがあります。

ここは不安になって待っていてもしかたありませんので、

次に気持ちを切り替えていましょう。

 

 

4.期限が過ぎても連絡がない場合の対処方法

期限が過ぎても連絡がないケース、

あると思います

人事や採用担当者を擁護するわけではありませんが、

先ほども書きました通り、かなりの数を対応している場合、

連絡が出来ていないこともあるのではないでしょうか。

ですので、意中の企業へどういった対応をすればいいのか、

ここではまとめてみたいと思います。

 

①電話連絡による催促の仕方

ここで大切なことは、

あくまで選考途中の連絡だということを忘れずに連絡することです。

よくいるのが、「まだ連絡ないんですが、どうなってますか?」

と若干機嫌が悪そうに連絡してくる方。気をつけましょう。

たしかに、連絡が遅れたことは企業側に非があるのですが、

ここは丁寧に対応することを心がけましょう。

たとえ申し訳ないと思ってなくても、

「申し訳ありませんが、選考結果のご確認をいただけますか?」

くらいで問い合わせることがいいでしょう。

 

②メール連絡による催促の仕方

メールも電話同様、

相手の非を認めさせようとしても、

何の得にもならないので、

あくまでも低姿勢でのメールを心がけたほうが無難でしょう。

 

③いつまで待つのが正しいか

では、結局、どこまで待つ必要があるのか、

という点ですが、

1週間と言われたら、1週間たっても連絡がなければ、

連絡を入れても問題ないです。

サイトによっては、あえて10日待つということが書かれたりもしてますが、

元々自分が合格だった場合に、

他の方たちの次の選考が先に始まってしまうので、

不利に働く可能性があります。

(期間ごとでグループとし、採用人数を決めている場合、選考参加が遅れると不合格になることもあります。)

ですので、1週間なら1週間待って連絡がなければ、

電話、メールで確認しましょう。

5.正しい辞退方法について

人事にとっては悲しい話、求職者にとっては気まずい話でよく聞くのが、

内定の辞退です。

意中の内定先から内定が出て、

別の会社に行くことを決めてしまった場合や、

いまいちここだと自分がやりたいことが出来ないと感じた場合に、

連絡することになると思います。

そういったときに正しく辞退をしないと、

様々なひとに迷惑をかけるので、

ここで方法の理解をしましょう。

 

①エージェント経由の場合

エージェントの立場から言わせていただくと、

辞退可能性がある場合は、

事前に伝えておいてもらえれば全く問題ありません。

ですので、内定承諾が出来ない理由を明確にして、

エージェントに伝えましょう。

そうすれば、直接企業とやり取りすることなく、

企業側に連絡をとってくれます。

 

変な話ですが、

たまに、他社エージェントに内定辞退をしたら怒られたという、

求職者の方と面談することがありますが、

それは普通あり得ません。

あくまで、転職者の希望に沿った企業を紹介するのが仕事なので、

その点を勘違いして、企業側の思いが強すぎてしまったのかもしれません。

 

とはいえ、私の転職活動で利用したエージェントは、

内定辞退をしたいと伝えたら2時間説得をされたこともあります。

気持ちは変わりませんでしたが、

皆さんの対策としては、

自分のために説明時間を取ってくれているのか、

自分の営業目標のために時間をとっているのか、

見極めるといいかもしれません。

 

②直接応募の場合

一番心苦しいのはこの直接応募の場合ではないでしょうか。

採用担当をしていると、内定通知を出した途端、

連絡が取れなくなる経験を何度かしています。

非常にショックですし、社内で入社準備もしているので、

社員に伝えるのも心苦しいです。

そこで、言いたいことは、

ちゃんと辞退しましょう!

ビジネスマンとしてぜひ、お願いいたします。

 

少し感情が入りました。

断り方として、

辞退理由をしっかり伝えることをしていれば、

大きな問題になることはありません。

他社競合に決まったと言われても、

当然、怒りません。

 

人事としても他の候補者を探さなくてはいけないので、

次回以降の候補者に対しての対策にもなるので、

ぜひフィードバックだと思って伝えてあげてください。

もしかしたら、自分の思い違いで、

話を聞いたら魅力的に感じてしまうかもしれませんので。

 

③友人・親族からの紹介の場合

これもこれで非常に難しいケースです。

まず断る際に、紹介いただいた友人や親族にも伝えましょう。

話を聞いてないことになると、他の問題も出てきてしまうこともありますので、

まずは、お礼と辞退の旨を伝えてみてください。

そのうえで、企業に辞退連絡をしましょう。

 

6.最後に

いかがだったでしょうか。

転職面接結果の確認方法と辞退(断り方)連絡の仕方について、

悩み事は解決しましたか。

内定が出てから、社員として評価を受けるためにも、

内定後の対応もしっかり対応して、

新しい門出を飾りましょう。

皆さんのこれからの選考で良い結果が出るよう、応援しております!

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