2018.01.05
就職活動マナー

OB訪問で注意すべき電話のかけ方

OB訪問のアポイントメントを取る場合の電話のかけ方を知っておきましょう。

社会人として最低限のマナーを守っておかなければ、訪問先の方を困惑させてしまうこともあります。

今回ご紹介する注意点を知っておくことで上手なOB訪問のアポイントメントをとることができるので是非ご確認ください。

1.電話のかけ方を押さえましょう

「突然のお電話、失礼いたします。私、○○大学**学部の××と申します。お忙しいところ申し訳ありません。○○部の○○様に、会社訪問の件でお電話をいたしました」

と名乗ってから、電話をかけた用件をまずは手短に伝えましょう。

名乗るときは、大学名・学部も併せて名乗ります。

このとき焦って早口になってしまわないように深呼吸してから電話をかけましょう。

2.取り次ぎをしてもらおう

突然「○○様いらっしゃいますか?」と伝えても、会社によっては「どういったご用件ですか?」と問い返されてしまうこともあります。

必ず電話に出た方に用件を伝えてから、先輩に取り次いでもらいましょう。

そして先輩が電話口に出た時に改めて

「お忙しいところ申し訳ありません。××と申します。今回、○○大学の就職課のOB名簿に○○様のお名前を拝見し、本日は会社訪問の件でお電話をさせていただきました。お時間いただいても大丈夫でしょうか?」と、相手の都合を聞きます。

もしかしたら、会議前や、外回りに行かなければいけない隙間時間かもしれません。

もし時間の都合がつかなかった場合は、

「折り返しお電話させていただくのに、ご都合の良い時間帯はありますでしょうか?」と聞き、折り返す時間を確認します。

3.訪問のお願いや日時を決める

無事、電話でやり取りすることができたら、次は訪問させていただくお願いや日時を決めましょう。

その際は「現在、○○業界を中心に企業研究をしており、××会社に大変興味をもっております。是非、現場でご活躍されている○○様のお話を伺いたく、ご連絡をいたしました。大変お忙しい中で恐縮ですが、OB訪問のためにお時間をとってはいただけないでしょうか?」

OB訪問をお願いする際には、「その業界を志望している」「実際に活躍している○○様の話を聞きたい」「お忙しい中、恐縮ですがOB訪問の時間をとってはいただけないでしょうか?」の3点を忘れずに伝えましょう。

先輩の一存で決められない場合は、上司などに確認をする必要がありますので、その場で返答してもらえないかもしれません。

そんなときも焦らず、念のために、あらかじめ自分の都合のつく日時を伝えておきましょう。

「○日~○日の13:00-18:00の間で、ご都合の良い日時はありますでしょうか?」

そうすると、先方も提示された日時で仕事を調整しやすくなります。

この予定を伝えずにいた場合、もし先方から「○日はどうですか?」と言われて、試験日と重なっていると非常にばつが悪いので、そういった事態を避けるためにも、有効な方法です。

ですが「どんな予定があっても、OBの予定を優先する覚悟です」という人は「○○様のご都合の良い日時を教えてください」でも良いでしょう。

4.復唱は大切

全てのアポイントメントが取れた場合、最後に復唱をしましょう。

「それでは○月○日○○時、○○に伺わせていただきます。本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします」

日時・場所は非常に重要な情報です。

いくつも営業所があったり、就職活動を行ったりしていると、時間の覚え間違えをしてしまう可能性や聞き間違いをしている可能性があります。

それらを防ぐためにも、メモを取るのは当然ですが、最後に全てを復唱し、確認をしておきましょう。

5.アポイントメントが取れても、取れなくても

1回の電話で、訪問のアポイントメントが取れない場合もあるでしょう。

そんなときも、用件が終わったら「本日はお忙しい中、ありがとうございました。では失礼いたします」と、感謝の意を述べて、相手が電話を切ってから切りましょう。

相手が電話を切ってから切るのは、社会人としてのマナーです。

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