2018.01.21
就職活動マナー

知らないと恥ずかしい社会人としての基本!ビジネスメールを書くための7つの方法

社会人になる前に、ビジネスメールを書くためのポイントを知っておきましょう。

就職活動の際にもビジネスマナーを知っていることはとても好印象です。

1.件名で伝えよう

「お知らせ」「会議について」「面接について」など、抽象的な件名では開くまで何についてのメールなのか、それについて何をしてほしいのか分かりません。

社会人たるものメールのやりとりは1人だけとしているわけではありません。優先的にメールに目を通してもらえるよう、件名から工夫しましょう。

この場合、件名を具体的に書くことで、どんな内容かが伝わり、メールに目を通してもらえる可能性が上がります。

 

例えば「お知らせ会議の時間が15時から18時に変更します」や「面接の希望時間について〇〇大学田中太郎」とすると、開くまでもなく内容が分かるので、どれだけ忙しい人であろうと、パッと件名を見るだけで会議の時間が変更されたことが伝わります。メールの件名だけで内容が分かるように、件名は具体的にしましょう。

2.様式のルールを守ろう

仲間内でやり取りするメールでは挨拶など省くこともありますが、外部の方とメールのやり取りをする際は、様式のルールを守りましょう。

 

1.所属会社+相手の名前(様)所属部署・役職(分からない場合は省略可)

2.挨拶

3.所属組織+自分の名前

といった順番で書きます。

例えば

 

1.株式会社〇〇〇〇部〇〇様

2.お世話になっております

3.株式会社××××部××と申します

となります。このように書くことで、どこの誰からメールが来たのかが相手に伝わります。この様式でメールをすることは社会人として身に着けておいてほしいことです。

3.差出人が分かるようにしよう

誰から来たのか分からないメールは迷惑メールでないか、と開封するのが不安になる人もいます。

送信者名を必ず分かるようにしてメールを送信しましょう。

例えば「from Taro Yamada」では、どこの山田太郎さんから来たメールなのか分かりません。

「from 〇〇大学田中 太郎」や「from ××株式会社田中 太郎」と送信者名で所属先と名前が分かるようにメールの設定をしておきましょう。

4.結論を先に書こう

例えば、相談がある場合「お忙しいところすみません、先日~のようなことがあって、~した結果、~で悩んでいて、××さんに相談させていただきたく、連絡いたしました」のような書き方は一見丁寧に見えますが、回りくどく、かえってイライラさせてしまうこともあります。

結論から書くことで、相手は素早く内容を把握することができます。この場合、「~の件で相談したいと思い、メールさせていただきました」と書くことで相手に素早く伝わるでしょう。

5.簡潔に、見やすい量で、返信しやすくしよう

メールを送る際に非常に重要な点です。

まずは簡潔に。一行が長く続くと読みにくくなります。

特にスマホからパソコンへ、パソコンからスマホへのメールなどは改行を誤り読みづらくなることが多いので気を付けましょう。

40文字程度で適宜改行するのが良いでしょう。どうしても不安な人で、パソコンもスマホも持っている人は自分で自分に送ってみて見やすいかどうか確認するのも良いでしょう。

続いて見やすい量ですが、2,3行を目安に改行しましょう。

行間が空くことで文章が読みやすくなります。

また、質問事項や要求がある場合箇条書きを使うことで相手が「1つ目については~」と返信しやすくなるほか、文章が読みやすくなります。

6.正しい敬語を使おう

社会人でも敬語を正しく使うことができていない人はいますが、気にする人は気にしているし、見ている人は見ています。正しい敬語を覚えておきましょう。例えば、

「うかがわせていただきます」

この敬語の間違っている部分が分かりますか?

これは「うかがう」と「いただく」を合わせた二重敬語になっているため間違いです。正しくは

「うかがいます」

が正解です。

また、よくやってしまいがちな間違いとして「了解です」という言葉があります。

この言葉は同僚なら良いですが、目上の方や外部の方に対して使うのは避けたほうが良い表現です。

正しくは「承知しました」か「かしこまりました」と書くのが良いでしょう。

敬語には尊敬語、謙譲語、丁寧語と種類があります。どの種類をどう使っていいのか自信がない場合は本などで知識を身に着けておきましょう。

7.その他やっておいたほうがいいこと

返信の履歴を残しておくことも相手への配慮に繋がります。

社会人は多くのメールのやりとりをするため、いくら件名が具体的でも、その1通前のやりとりを忘れてしまうこともあります。

そんな時履歴があれば、どんなことをやりとりしていたかすぐ思い出すことができるでしょう。

そのため、返信をする際には、メールの履歴を残したまま返信しましょう。

 

また、メールの最後には連絡先を書いた署名を入れましょう。

所属先、氏名、連絡先(住所、電話番号、メールアドレス)を記載しておくとよいでしょう。

例えば、

 

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田中 太郎

〇〇株式会社〒111-1111

〇〇県〇〇市○○

mail:xxx@xxxxx.ne.jp

tel:090-1234-5678

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こういった形式のものを署名としてメールの最後にセットしましょう。

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