2019.07.02
就職活動マナー

社会人になる前に基本的なビジネスメールをマスターしよう

社会人になる前に基本的なビジネスメールをマスターしよう

いざ、社会人として働くようになると、仕事上でメールを使う機会が増えてきます。

実際にビジネスメールを使うようになったとき、ビジネスメールのルールやマナーを知らないと、知らず知らずのうちに相手に悪印象を与えている可能性も。

また、ルールやマナーというものは、社会人にでると、教わらないことが多いです。

まずは、社会人になる前にビジネスメールの基本的なルールやマナーをしっかりと予習しましょう。

1.ビジネスメールの基本的な書き方~件名編~

ビジネスメールでは『件名』が最も大切です

社会人になると、仕事上でのメールのやりとりをする機会が増え、日々忙しい社会人は、最初に目につく『件名』でメールを精査しています。

中には、一日に100件以上のメールを管理している社会人もいますので、メール1つ1つに割く時間も貴重なのです。

まずは、件名の書き方を理解し、工夫して優先的にメールに目を通してもらいましょう。

(1)こんな件名はみてもらえないかも?

件名はなるべく短い方が良いという印象があると思います。

しかし、短くても内容が伝わらないと意味がありません。

次のような件名にしてしまうと、相手に見てもらえない可能性があります。

・『お世話になります』『その節はありがとうございました』などの挨拶

・『ご報告』『お知らせ』など抽象的な件名

挨拶だけ、抽象的過ぎると開くまで何について伝えたいメールなのかはっきりせず、相手に迷惑メールと勘違いされたり、重要性の低いメールだとみなされてしまう可能性が高くなります。

(2)件名で重要なのは『明確』であるかどうか。

先ほど記載した通り、ビジネスメールでは『件名』が重要になります。

相手がメールを開かなくても件名を見るだけで要件が理解できるような件名にしましょう。

ビジネスメールの件名の良い例を2つ挙げます。

 

『○○プロジェクト報告会に関するお知らせ』

『見積書の再送付に関するお知らせ』

 

また、より分かりやすく、かつ見やすい件名にしたいなら、『日付』や『【】』を付けましょう。

特に隅付き括弧(すみつきかっこ)と呼ばれている【】は、【重要】/【至急】/【お詫び】のように、メールの重要性・緊急性を伝えることも出来ます。

先ほどの例として挙げた

 

『○○プロジェクト報告会に関するお知らせ』

『見積書の再送付に関するお知らせ』

 

も日付や【】を付けることにより

 

『×月×日の○○プロジェクト報告会に関するお知らせ』

『【至急】見積書の再送付に関するお知らせ』

 

というように伝えたいことや重要性が明確になりかつ見やすくなります。

(3)件名なしはマナー違反!?

急ぎで送らなければならいメールや返信のメールに件名を入れないのは、先方に対して失礼ですし、マナー違反です。

また、件名がないと気づいてもらえなかったり、先方の迷惑メールフォルダに分類されてしまう可能性もあります。

もし、誤って件名なしで送ってしまった場合は、件名に【再送】と表記し

もう一度送信しましょう。

更に、本文に

 

『先ほど件名を記入せず、大変失礼いたしました。改めて、以下の通り再送させていただきます。』

 

と一言添えるとさらに良いでしょう。

2.ビジネスメールの基本な書き方~宛名編~

宛名は、本文の最初に必ず入れて欲しいものです。

宛名がなかったり、間違えてしまうと、相手に失礼な印象を与えてしまいます。

しっかり正しい宛名の書き方を覚えてください。

(1)宛名の基本的な書き方

宛名の書き方の基本的な書き方の順番は、

①会社名/団体名→②所属部署名・役職(※分からない場合は省略可)→③相手の名前(様)

です。

例)○○株式会社 ××部 (※部長)  キャリア太郎 様

(2)相手によって宛名が変わる可能性も

基本的な書き方は、2-(1)ですが、

以下の場合はそれに従った宛名で書きましょう。

・複数名の場合

複数名に同じメールを送る場合は、『各位』を付けます。

※『各位』とは、複数名に対して使用する敬称です。会社などの団体につける敬称の『御中』とは違うので注意してください。

例)○○株式会社 ××部 各位

・会社などの団体宛ての場合

団体宛てにメールを送る場合は、『御中』を付けます。

例) ○○株式会社 ××部 御中

 

(3)宛名を記入する時の注意点

宛名を記入する時、略称するのはNGです。

メールのやりとりを複数回していたとしても略称せず正しく記入しましょう。

例)㈱→株式会社

例)㈲→有限会社

例)代表取締役→代表取締役社長

3.ビジネスメールの基本な書き方~本文編~

メールは、『見やすさ』『読みやすさ』も重要です。

見やすいメールになるように工夫をしてみましょう。本文のポイントは3つです。

(1)読みやすい文章を意識した構成にしてみよう。

文の1行が長くなりすぎてしまうと、とても読みづらい印象がありますよね。

そのような時は、1行は大体30文字程度になるようにしてみましょう。

また、改行する際、行間を空けることで、文章が読みやすくなりますのでおすすめです。

--------------

 

○○○○○文章○○○○○(30行)

< あ け る >

○○○○○文章○○○○○

< あ け る >

○○○○○文章○○○○○

 

--------------

特にスマホからパソコンへ、パソコンからスマホへのメールは

改行を誤まると読みづらくなることが多いですので、気を付けてください。

(2)文頭と文末の挨拶は出来るだけ簡潔に

①文頭の挨拶

文頭の挨拶は、『(いつも)お世話になっております』が一般的ですが、挨拶はその時その時で違うと思いますので、用途に合わせて使い分けてみましょう。

・最近、お世話になった時

例)先日はありがとうございました。

例)この間はお世話になりました。

・久々に連絡をした時

例)ご無沙汰しております。

②文末の挨拶

文末の挨拶は、内容によって異なります。

・返信が必要な場合

例)お手数ですがご連絡をお待ちしております。

 例)お手数ですがお返事をお待ちしております。

・依頼が必要な場合

例)ご検討のほどよろしくお願い致します。

 例)ご協力いただけますよう、お願い致します。

・返信が不必要な場合

 例)(今後とも)よろしくお願い致します。

(3)結論を先に書こう

本文を作成する際には、『PREP(フレップ)法』を意識してみましょう。

『PREP(フレップ)法』とは?

―――

Point…結論

Reason…理由

Example…事例

Point…まとめ

―――

といって、報告書や企画書などのビジネス文書でよく用いられている話法です。

ビジネスでは、読み手が書類を見たとき、最初の一文で要件が分かるような文章の構造になっています。

この話法は、ビジネスメールでも活用することができます。

(例)

お世話になっております。

先日送りました営業会議に関する資料の○○の部分が××になっているという間違いがありまして、間違いを修正させていただきました。

正しく直した資料を再度送りましたので、再度目を通して頂ければとおもいご連絡を致しました。

この書き方は一見丁寧に見えますが、回りくどく、かえってイライラさせてしまうこともあります。

では、PREP法を用いて文章を書いてみましょう。

(例)

お世話になっております。…挨拶

 

先日送った営業会議に関する資料に不備がありましたので、再度お送り致しました。…結論

××という部分を○○に修正しております。…理由/事例

 

お忙しいところ恐れ入りますが、再度目を通して頂ければ幸いです。…まとめ

 

よろしくお願いいたします。

 

結論から書くことで、相手は素早く内容を把握することができます。

 

4.ビジネスメールの基本な書き方~署名~

 

署名の基本的な形は以下のものです。

 

-------------------------

 

 

〇〇株式会社 ○○部 ・・・(会社名、部署)

 

田中 太郎 ・・・(名前)

 

〒000-0000

○○県○○市××1-2-3 △△ビル*F ・・・(会社の住所)

 

tel:03-1234-5678

fax:03-1234-5678 ・・・(電話番号・fax)

 

mail:xxx@xxxxx.ne.jp ・・・(メールアドレス)

URL:https:xxxxx123456.co.jp ・・・(自社サイトもあれば記載)

 

 

-------------------------

 

また、業種によっては、営業時間や定休日などを記載しましょう。

まとめ

ビジネスメールの基本は理解できましたでしょうか?

普段、LINEやメールで連絡を取る際、相手が家族であったり、友人であったりなどで、言葉の使い方やメールを送る際のルールやマナーにまで意識を向けていなかったと思います。

しかし、一歩社会に出れば家族や友人のようなラフな視点から、ビジネスという営利的視点に変わります。

今回紹介したことを意識しながらメールの作成をしてみてください。

 

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