2018.01.24
就職活動マナー

普段メールで使っている敬語は本当は間違っている?正しい敬語とは

普段使用しているあなたの敬語は本当に正しいのでしょうか?

正しいと思って使用していた敬語が間違っている可能性もあります。

得にビジネスメールにおける敬語には、正しいと勘違いして使用している敬語がいくつか潜んでいる可能性があるので

確認しておきましょう。

1.特にメールの敬語は気を付けましょう

社会人なら誰もが使えて当たり前の敬語ですが、本人が正しいと思っていても実は間違った敬語を使っている人が少なくありません。

そのような敬語の間違いというものは、本人が正しいと思って使っていますので、周りから注意されないと気が付かないものです。

また「取引先とメールでやりとりをしている際に使っていた敬語が実は間違っていた!?」なんてことになると、その間違った敬語がこれから先もずっと残ってしまいますので、今のうちに確認しておきましょう。

2.敬語の使い方で立場が逆転!?相手先に失礼な使い方

敬語の使い方を間違えると、相手先を不快にさせてしまうことがあります。

その代表的な例が、相手先を敬っているつもりでも、実は相手先を見下した表現になっている言葉です。

例えば「了解しました」は敬った言い方というよりは、立場が同等の人間に対して使う言葉ですので、ただしくは「承知しました」を使うようにしましょう。

また「ご苦労様です」は、部下が上司に対してる買うイメージがありますが、「ご苦労」という言葉は見下した表現ですので、これも実は失礼な言い方になります。

「お疲れ様です」という言葉を使うのが正しい使い方です。

3.さらに丁寧な敬語を使うには?

敬語の中でもさらに丁寧な敬語を使用することによって、相手に対する敬意を表すことができる言葉もあります。

「確認しました」は敬語として間違ってはいませんが、「拝見しました」を使うことによって、相手により一層丁寧な印象を与えることができます。

また「~してください」という表現は相手に対して少し強い印象を与えてしまいますので、柔らかく「~していただけると幸いです」という言葉を使用してみましょう。

他にも「確認をお願いします」という言葉は、立場的に同等の相手に対して用いることが多いため、さらに丁寧な表現として「ご査収ください」を使用するとよいでしょう。

4.言葉のプロでも苦労する!?二重敬語とは?

言葉のプロであるアナウンサーが話す時に注意する言葉の中に「二重敬語」というものがあります。

この「二重敬語」とは一つの文中に敬語を続けて使用することで、一般社会で使用するものではありません。

 

例えば「伺わせていただきます」という言葉は、既に「伺う」という時点で謙譲後を使用していますので、そこに「いただきます」まで付けてしまうのは二重敬語となり誤りです。

ただしくは「伺います」となります。

他にも「社長がおっしゃられています」という言葉は、ついつい使ってしまいがちですが、「おっしゃる」という言葉が尊敬語ですので、「られる」という尊敬語を追加すると二重敬語となるため、「社長がおっしゃっています」で十分です。

また「部長様」や「課長様」といった言葉も実は間違いで、正しくは「部長」や「課長」と書きます。

役職名を書いた時点で敬語扱いなので、「様」はいらないというわけです。

5.お願いしたり、断る時に使いたい敬語

敬語を使用する時に最も気を遣うのが、何かをお願いしたり、断りを入れる時ではないでしょうか?

お願いする時は通常は「お願いします」という言葉を使うことが多いかもしれませんが、「ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願い致します」という表現を使うと、相手先を気遣った言い方になりますので、相手先の印象も良くなるでしょう。

また、断るときには特に注意が必要です。断りかた一つで次の仕事に影響がでてしまうこともあります。そのため、断る時はその事実だけを述べるのではなく、お礼の気持ちと、なぜ断らなければならないのかも伝えましょう。

例えば「申訳ありませんが、参加できません」ではなく、「お気持ちありがとうございます。ただ、あいにくですが、その日は都合がつきません」といった具合です。

 

さらにこちらから催促する場合における敬語にもコツがあります。

それは相手に直球で要件を伝えないことです。「いまだに連絡をいただけておりません」というような書き方をすると、相手先を非難しているような印象を与えてしまいます。

そのため「ご多忙のところ大変申し訳ございません。○○の件、いかがでしょうか?」といった具合に相手を気遣いながら、やんわりと伝える方が良い印象を与えるでしょう。

 

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