2018.02.07
就職活動マナー

就職活動のメールの書き方。件名に関する5つのポイント。

就職活動のメール、内容は書けたけどこのまま送っていいかわからない…。

せっかく内容を吟味して失礼のなく、わかりやすいようにメールの本文を考えても、メールのタイトルでマイナスなイメージを与えてしまってはもったいない。

しかし、今回ご紹介するポイントを確認すれば大丈夫です!

メールの件名でよりも大切なのは、「内容を簡潔に伝えること」です。そのためには以下の点を抑えておきましょう。

1.何を伝えたいのか一目でわかる

  • 「先日はありがとうございました」
  • 「〇〇と申します。」

これでは、メールが来たということはわかっても、何のことについて話しているかわからないですよね。

  • 「昨日の面談のお礼」
  • 「OB訪問のお願い」

など、具体的な内容を明記して、メールを受け取る企業の担当者が「あ、この内容についてのメールなのか!」と、すぐにわかるようにしましょう。

2.気持ちを伝えたいときは、最後を「お願い・お伺い・お詫び・お礼」で終わらせる

メールを送るとき、企業に対して感謝の思いであったり、はたまた謝罪であったり、こちらの気持ちを伝えなくてはならないことがあると思います。

その時は、「ありがとうございました」とか「申し訳ございません」といったように直接書くのではなく、次の4つのワードを使うのが便利です。

  1. OB訪問・面接の日程変更など何かを頼みたいとき→「~~のお願い」
  2. 説明会の開催日程など何かを聞きたいとき→「~~のお伺い」
  3. 内定辞退や、説明会を欠席した場合など、「すみません」という気持ちを伝えたいとき→「~~のお詫び」
  4. 説明会参加後や面接後など、何かをし終えたとき、「ありがとう」という気持ちを伝えたいとき→「~~のお礼」

 

件名の文末がうまく考え付かない…というときは、この4つのキーワードを覚えておけば大丈夫です。

3.自分の名前・所属を入れる

企業の採用担当者は、毎日何十件ものメールを見ています。

受け取る内容も行ってしまえばほぼ同じ内容がほとんどですので、その中で「誰から来たメールか」ということを確認することは非常にわずらわしい作業になります。

その中で、メールに名前を書いておけば、企業の人にとっては件名だけで誰から来たメールかわかるようになるため、「お、親切だな」と思われます。

また、名前はカッコで囲み、大学など所属と共に【○○大学 佐藤】などと、書いておくのがよいでしょう。

これは絶対ではありませんが、好印象を与えるための一つのテクニックです。

4.返信の件名は変えない

もし送るメールが企業から送ってきたメールに対する返信だった場合、件名は変えずにそのまま送りましょう。

企業側の担当者は、「Re:」がついているかどうかによって、新規のメールか返信か管理しています。

件名を変えた方が、一見丁寧だし、伝わりやすい…と思ってしまうかもしれませんが、メールを受け取る側からすると、そのまま返信してもらった方が分かりやすいです。

返信が続いてre;re;re;re…と続いてしまった場合でも、気にせずに返信しましょう。

5.長すぎない

件名:【〇〇大学 佐藤】お話しいただきました面接の日程は、28日(水)または30日(金)でお願いします。

どうですか?一見送る側からすれば要件がすべて伝えられてわかりやすいようですが、メールのタイトルは一目見て伝わるように「簡潔に伝える」ことが何よりも大切。

日時・場所などの細かな情報や自分の感想などは本文中に書けばいいのです。

件名:【〇〇大学 佐藤】面接の日程について

といったように、「そのメールで何が言いたい、伝えたいのか」ということに絞って件名を設定できるようにしましょう。文字数は15字程度が目安です。

まとめ

メールの本文と同様、件名を考える際に大切なのは「相手の立場に立ってわかりやすい文章を考える」ということです。

企業の採用担当者は毎日たくさんのメールを見ています。

あなたが送ったメールも他の就活生が送ったメールとともにずらーっと表示されるわけです。

件名はその中で誰の何についての書かれたメールなのかを判断し、あなたのメールを埋もれさせないための大切な情報です。

「内容を頑張って考えたから件名は適当でいいや」ではなく、件名が伝わりやすいものになっているか、本文と矛盾していないか、最後までこだわって書きましょう。

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