2018.01.05
就職活動マナー

転職の選考時に必要なメール作成の基礎とお礼メール事例

 

皆さんは人事や、役員、

あるいは面接をした社長からメールを貰った場合の返信の仕方や、

日程調整の進め方について困った経験ありませんか?

もしくは、お礼メールを送るときの書き方、件名のつけ方など、

転職においてのメール作成ルール、気になりませんか。

他のライバルがどんなメールを送っているのかわからないから送りにくい!と感じている方も、必見です。
お礼文の例もご紹介しますので、参考にしてください。

ここでは私たち面接官が実際の面接の場でもらったことのあるメールサンプルを手本に、

注意するべきいくつかのポイントにまとめました。

意中の企業へアピールするためにメール例をご活用ください。

1.メール連絡で大事な3つのこと

最近では選考前のやり取りをメールや、

各社の採用サイトですることも少なくありません。

そこで、メール連絡のやり取りで、

注意するべきことを3つ、

ここではご説明します。

 

①返信はなるべく早く返す

遅くとも24時間以内に返信することを心がけましょう。

ビジネスマンとしては当たり前のことかも知れません。

ですが、出来ていない人も多いです。

このお礼メールや返信のスピードで評価が変わるのであれば、

しっかりと対策しましょう。

また、面接官のメールをチェックする時間を考えると、

選考参加直後か翌日の朝のタイミングが多いと考えられます。

ですので、お礼も兼ねている場合は返信するタイミングにも注意し、

しっかりと連絡を入れるという癖をつけましょう。

 

すぐに返信できない場合や返信が遅れることが考えられる場合の対処としては、

取り急ぎお礼の返信だけでも送りましょう。

たくさんの選考に参加していると、なかなか日程の返事を即答できないこともあると思いますので、

連絡もらったことへの感謝と●●日の●時までに返答するという返事を添えて、

お礼だけ送っておきましょう。

メールが来ていることに気づかず、返信が遅れることや、

どう返信していいのか悩んで回答が遅れることもあると思います。

そういった場合は「連絡が遅くなり失礼いたしました」や「返信が遅れてしまい、大変申し訳ございません」など、

お詫びの一言を添えて連絡するようにしましょう。

丁寧な対応が出来ていれば、遅くなったとしても評価を上げる好印象を得られるケースもあります。

 

②メールの内容は簡潔にわかりやすく書く

貰ったメールに対しての返信や、

お礼でメールを送る際に、大切なことは

“読み手に何を伝えたいのか明確にすること”です。

嬉しいことにメールはよくいただくのですが、

メールの中身がよくわからず、

読み込まないと内容がわからないことがあります。

そういったメールを送る方の傾向は、

思いを熱く伝えたいばかりに、

文章の流れが出来ていないです。

思いを熱く伝えたいということは非常に大切です。

ですが、採用の担当者が採用業務以外をやることも珍しくないので、

多忙な方も多いので、簡潔に思いを伝える練習をしましょう。

採用関連の連絡であればその旨を伝えることも大事です。

件名(タイトル)や、日程、質問に対して、

明確に答え、送る前にチェックしてみましょう。

夜に書いた文章は翌日読み返すと修正箇所が見つかりやすいので、

翌日の朝に読み返してみてもいいと思います。

 

③面接官(連絡担当)を味方にする

これは私が人の情に弱いからという可能性もありますが、

一人の人事の意見として参考程度に書かせてもらいます。

情に弱い人事には効果があることもありますので、ぜひ参考にしてください。

例えば、メールの返答で、

説明会や、選考時の担当者から学んだこと、

今、どんな取り組みを始めたかなど、

面接を受けた人の成長が選考に来てもらうたびに感じられたとしたら、

どうでしょうか。

私の場合は、別の選考官と面談が出来るかどうか掛け合います。

あるいは、社内の別の部署で可能性がないか聞いて回ります。

それでも難しければ、

選考に際して、次回までに宿題をやってもらえるか、

社長に直談判の連絡(メールや電話)を送る気があるか、

など、落ちたけど無茶なことしてでも入社したいという強い思いがあるか、

など再度ヒアリングさせていただくこともあります。

話が反れましたが、

まずは、メールは企業と繋がる手段だと思って使ってください。

残念ながら当社の選考は不合格になった方から、

他社に内定が出たという嬉しい連絡をいただくこともあります。

選考参加がきっかけで関係が続き、
お仕事として繋がっているケースもあります。

ぜひ、面接も営業活動人脈作りだと思って、

尽力してみてはいかがでしょうか。

 

2.メール作成の基礎の構成を理解しましょう

ビジネスメールを書いたことのない方は、

まずこの流れを利用して、

自分らしい文章を作ってみてください。

1.宛先(例)

株式会社●●産業

人事部 採用担当 ▲▲様
2.挨拶(例)

お世話になっております。

先日選考に参加させていただいた〇〇です。
3.本文(例)

お忙しい中お時間頂き、ありがとうございました。

貴社の社風や、事業内容がより理解でき、

自分で準備すべきことも分かったので、

非常に有意義な時間でした。
いただいた次回日程にて最終選考に参加させていただきます。

〇月〇日〇時に貴社に伺わせていただきます。

4.締め(例)
お忙しい中、

お時間の調整いただき、

ありがとうございました。

当日は何卒、よろしくお願いいたします。

5.署名(例)
メールの本文と区切りをつけると分りやすくなるので、

下に記したような一線を設けるといいでしょう。
****************************************************

氏名:●●●●
メールアドレス:●●@●●
電話番号:090●●●
住所:〒●●●-●●●
都道府県からマンションの場合は部屋番号まで正確に記載しましょう

完成型

株式会社●●産業

人事部 採用担当 ▲▲様
お世話になっております。

先日選考に参加させていただいた〇〇です。
お忙しい中お時間頂き、ありがとうございました。

貴社の社風や、事業内容がより理解でき、

自分で準備すべきことも分かったので、

非常に有意義な時間でした。
いただいた次回日程にて最終選考に参加させていただきます。

〇月〇日〇時に貴社に伺わせていただきます。

お忙しい中、お時間の調整いただき、

ありがとうございました。

当日は何卒、よろしくお願いいたします。

 

****************************************************

氏名:●●●●

メールアドレス:●●@●●

電話番号:090●●●

住所:〒●●●-●●●

3.本文の書く順番を定型化する3つのメリット

①相手に伝えやすい

ビジネスの場で使われているオーソドックスな流れのメールにしておけば、

読み手も誰からどういった意図のメールが来たのか、

すぐに判断できるはずです。

ただやみくもに感情を綴ってしまうより、

分かりやすく、伝わりやすいです。

 

②大きなミスが減らせる

先ほど説明した5つの基礎構成さえわかっていれば、

チェックするポイントも明確です。

例えば、
・宛先の名前が間違えていないのか

・お礼は言えているか

・次回の日付は間違えていないか

など、自分でも読みやすくなるため、

クセがついていると間違いに気付きやすくなってきます。

 

③時間短縮になる

基本構成は変わらないので、

一度作ってしまえば、

毎回最初から作るのではなく、

転用が利きます。

  • どういった話が印象に残っているのか。
  • 担当が誰だったのか。
  • 日付

など先ほどの2番同様、注意さえしていれば、

時間短縮の強い味方になるでしょう。

※注意※

楽だからと言って、

送り先の間違えや、

内容の間違えには十分気をつけましょう。

 

4.要注意!ビジネスの基本が見られているメール作成ポイント4つ

①件名は変更せず「Re:」は残して返信する

企業から受信したメールを返信する際は、

件名をそのままで、変更せずに送りましょう。

もとの件名が「最終面接のご連絡」であれば、

「Re:最終面接のご連絡」としてそのままでメールしてください。

たまに丁寧に題名を書き換えて送っていただくこともあるのですが、

件名を変えてしまうとメールが探しにくくなることや、先方のメールの見落とし原因になることもあります。

メールの題名はそのままでやり取りしましょう。

あまりにも多くのREがついた場合はいくつか消して、対応するケースもあります。

②返信時は相手の本文を残したままにする

受信メールに返信すると、

相手の本文が残ります。

今までのやり取りが全文、引用された形で残され、

過去のメールが連なるようになっていきます。

(設定次第で引用がない場合もありますので、注意してください)

この連なるメール文を見た目が悪いからとか、

ややこしくなるからという理由で消してしまうのはNGです。

引用された文章は残したまま相手に返信してください。

過去のメールのやり取りが他のメールを探さなくてもわかるので、

非常に便利です。また、お互いの時間短縮にもなるので、
実践してみてください。

③メール本文の最後に連絡先(署名)を入れ連絡をスムーズにする

面接官がメールを見返して、電話連絡や、郵便物の送付を考えたときに、

連絡先を調べる必要があります。メールに署名として連絡先を載せてあれば、

お互い手間もなく、スムーズに業務が進むこともあります。

また、ごくまれにですが、面談者からメールでご連絡を貰った際に、
転職サイトからメッセージが来ているだけで連絡先がないケースもあります。

面接担当者が外出中の場合やお休みの場合、アドレスや番号を持っていないケースもあるので署名を入れてやり取りをスムーズにしましょう。

④定型文だけではなく、会話にあったエピソードを織り交ぜる

選考参加後のお礼や、次回選考の日程調整の連絡の際に、

面接でした会話や、自分の気づきなどを載せるといいでしょう。

恐らく数名に対して選考の連絡を送っているので、

あなたを思い出してもらいやすいキーワードで覚えてもらえるチャンスです。

ぜひ、盛り上がったなと感じた話や、意気込みなど載せてみてください。

5.面接日程連絡やお礼メールの返信対応方法とメール事例~4つの状況別対応方法~

①企業からもらった日程が参加可能の場合の対処法

お礼も合わせて参加できる旨を伝えましょう。下記一例です。

 

件名
Re: 最終面接日程についてのご連絡/〇〇〇(ご自身の名前)
株式会社●● 人事部 ▲▲様
いつもお世話になっております。
〇〇〇(ご自身の名前)と申します。
この度は面接のお時間いただきまして、
誠にありがとうございました。
ご連絡いただいた、下記日程にお伺いします。
日時:6月12日 16:00〜
場所:■■株式会社 東京本社
貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございます。
当日は、何卒よろしくお願いたします。****************************************************氏名:●●●●メールアドレス:●●@●●電話番号:090●●●住所:〒●●●-●●●

 

②企業からもらった日程で参加が難しく再調整が必要な場合の対処法

「参加の難しい理由」と「再度調整してもらうための都合の良い日時」を明確に記載しましょう。

件名

Re:最終面接日程についてのご連絡/〇〇〇(ご自身の名前)

株式会社●● 人事部 ▲▲様

いつもお世話になっております。

〇〇〇(ご自身の名前)と申します。

この度は面接のお時間いただきまして、

誠にありがとうございました。

 

ぜひ次回選考に進ませていただければと思います。

ただ、大変申し訳ございません。

いただいた日程に別件が入っているため、

どうしても伺うことができません。

お手数おかけして申し訳ありませんが、

下記日程にて、

再度面接日を設定していただくことは可能でしょうか。

 

6月13日(火) 14:00~17:00

6月14日(木) 終日

6月15日(金) 9:00~14:00

 

こちらの都合で誠に恐縮ではございますが、

ご検討のほど、どうぞよろしくお願いたします。

****************************************************

氏名:●●●●

メールアドレス:●●@●●

電話番号:090●●●

住所:〒●●●-●●●

 

③企業に希望日時を出すように指示を貰った場合の対処法

希望を出す際は、メールのやり取りを余計に増やさないためにも

できるだけ幅広い日程候補を記載しましょう。

株式会社●●

人事部 ▲▲様

 

いつもお世話になっております。

〇〇〇(ご自身の名前)と申します。

この度は面接のお時間いただきまして、

誠にありがとうございました。

 

このたびは次回面接のご案内をいただき、ありがとうございます。

お言葉に甘えまして、私の都合の良い日時を記載いたします。

 

6月13日(火) 14:00~17:00

6月14日(木) 終日

6月15日(金) 9:00~14:00

 

上記日時でのご調整が難しい場合は、

再度提示させていただきますので、

お申し付けくださいませ。

よろしくお願いいたします。

****************************************************

氏名:●●●●

メールアドレス:●●@●●

電話番号:090●●●

住所:〒●●●-●●●

 

④日程調整完了後の再度変更依頼をする場合の対処法

先方の都合を再度もらう必要があるので、電話でも謝罪を伝えると丁寧です。

日程の再調整してもらったことを面接当日に再度、謝罪とお礼を言えるとなおいいでしょう。

 

株式会社●●

人事部 ▲▲様

 

いつもお世話になっております。

〇〇〇(ご自身の名前)と申します。

この度は面接のお時間いただきまして、

誠にありがとうございました。

 

この度は面接の日程変更をお願いしたく、

ご連絡差し上げました。

 

予定を調整いただいた6月8日(木)ですが、

現職の都合の関係で、

面接に伺うことが出来なくなってしまいました。

 

こちらの都合で申し訳ございませんが、

6月13日(火)以降に改めて面接の日程調整をさせていただくことは可能でしょうか。

 

6月13日(火) 14:00~17:00

6月14日(木) 終日

6月15日(金) 9:00~14:00

 

 

お手数をおかけし、大変申し訳ございません。

 

上記日時でのご調整が難しい場合は、

再度提示させていただきますので、

お申し付けくださいませ。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

****************************************************

氏名:●●●●

メールアドレス:●●@●●

電話番号:090●●●

住所:〒●●●-●●●

 

6.メールの間違った日本語や書き方例

①敬語のようで敬語ではない?日本語

【了解しました?】

諸説あるのですが、

「了解しました」は、

「了解」に「しました」をつけた丁寧語です。

ですので、尊敬語ではないと考えられています。

了解いたしましたは敬語という説もあります。

ただ、了解問題に関しては、

人それぞれの理解によって、大きく違うので、

使わないという選択が無難です。

「承知しました」や「かしこまりました」で対応するといいでしょう。

【大変参考になりました?】

面接の場でもよく言われますが、これはあまりよくないです。

参考にするというのは、相手を評価するということに繋がります。

もしくは、参考程度に1つの意見として聞いておくという日本語のニュアンスになります。

目下の人が参考にすると使うといろいろと勘違いされてしまいますので、

注意しましょう。

【お伺いさせていただきます?】

間違いだらけの日本語です。

まず、「伺う」というのが「聞く・尋ねる・訪問する」敬語です。

ということは「お」「伺い」の二重敬語です。

また、「させていただく」は許可を必要とする場合に使う言葉です。

会話の流れ次第ですが、

「伺います」で十分相手に伝わる敬語になることを認識しておきましょう。

 

②文章の統一感をもたせましょう。

数字や、ローマ字を使う機会もあると思いますが、使うときは全角や半角を統一させましょう。

例えば電話番号は半角だけど、住所は全角となるとバラバラしている印象があります。

もっと言うと、電話番号の中でも半角全角が違っている方もいます。

 

最後に見直しましょう。

次いで多いのが、フォントのサイズと、文字の種類です。

メールのフォントが変わっているから採用を見送ったということはありませんが、

読みやすくすることを心がけて、大きさと書体は選びましょう。

7.最後に

転職のメール対策についていかがだったでしょうか。

基礎ですので、しっかりと知識をつけて、

採用連絡の中で印象アップにつなげられるようにしましょう。

 

連絡してくれている面接官も人の子です。

連絡をしっかりと取って、

関係値をしっかり作って仲間になってもらいましょう。

私も、皆さんのこれからの選考で良い結果が出るよう、応援しております!

あわせて読みたい記事