転職の選考時に必要なメール作成の基礎とお礼メール事例

1.メール連絡で大事な3つのこと

最近では選考前のやり取りをメールや、

各社の採用サイトですることも少なくありません。

そこで、メール連絡のやり取りで、

注意するべきことを3つ、

ここではご説明します。

①返信はなるべく早く返す

遅くとも24時間以内に返信することを心がけましょう。

ビジネスマンとしては当たり前のことかも知れません。

ですが、出来ていない人も多いです。

このお礼メールや返信のスピードで評価が変わるのであれば、

しっかりと対策しましょう。

また、面接官のメールをチェックする時間を考えると、

選考参加直後か翌日の朝のタイミングが多いと考えられます。

ですので、お礼も兼ねている場合は返信するタイミングにも注意し、

しっかりと連絡を入れるという癖をつけましょう。

すぐに返信できない場合や返信が遅れることが考えられる場合の対処としては、

取り急ぎお礼の返信だけでも送りましょう。

たくさんの選考に参加していると、なかなか日程の返事を即答できないこともあると思いますので、

連絡もらったことへの感謝と●●日の●時までに返答するという返事を添えて、

お礼だけ送っておきましょう。

メールが来ていることに気づかず、返信が遅れることや、

どう返信していいのか悩んで回答が遅れることもあると思います。

そういった場合は「連絡が遅くなり失礼いたしました」や「返信が遅れてしまい、大変申し訳ございません」など、

お詫びの一言を添えて連絡するようにしましょう。

丁寧な対応が出来ていれば、遅くなったとしても評価を上げる好印象を得られるケースもあります。

②メールの内容は簡潔にわかりやすく書く

貰ったメールに対しての返信や、

お礼でメールを送る際に、大切なことは

“読み手に何を伝えたいのか明確にすること”です。

嬉しいことにメールはよくいただくのですが、

メールの中身がよくわからず、

読み込まないと内容がわからないことがあります。

そういったメールを送る方の傾向は、

思いを熱く伝えたいばかりに、

文章の流れが出来ていないです。

思いを熱く伝えたいということは非常に大切です。

ですが、採用の担当者が採用業務以外をやることも珍しくないので、

多忙な方も多いので、簡潔に思いを伝える練習をしましょう。

採用関連の連絡であればその旨を伝えることも大事です。

件名(タイトル)や、日程、質問に対して、

明確に答え、送る前にチェックしてみましょう。

夜に書いた文章は翌日読み返すと修正箇所が見つかりやすいので、

翌日の朝に読み返してみてもいいと思います。

③面接官(連絡担当)を味方にする

これは私が人の情に弱いからという可能性もありますが、

一人の人事の意見として参考程度に書かせてもらいます。

情に弱い人事には効果があることもありますので、ぜひ参考にしてください。

例えば、メールの返答で、

説明会や、選考時の担当者から学んだこと、

今、どんな取り組みを始めたかなど、

面接を受けた人の成長が選考に来てもらうたびに感じられたとしたら、

どうでしょうか。

私の場合は、別の選考官と面談が出来るかどうか掛け合います。

あるいは、社内の別の部署で可能性がないか聞いて回ります。

それでも難しければ、

選考に際して、次回までに宿題をやってもらえるか、

社長に直談判の連絡(メールや電話)を送る気があるか、

など、落ちたけど無茶なことしてでも入社したいという強い思いがあるか、

など再度ヒアリングさせていただくこともあります。

話が反れましたが、

まずは、メールは企業と繋がる手段だと思って使ってください。

残念ながら当社の選考は不合格になった方から、

他社に内定が出たという嬉しい連絡をいただくこともあります。

選考参加がきっかけで関係が続き、
お仕事として繋がっているケースもあります。

ぜひ、面接も営業活動人脈作りだと思って、

尽力してみてはいかがでしょうか。

2.メール作成の基礎の構成を理解しましょう

ビジネスメールを書いたことのない方は、

まずこの流れを利用して、

自分らしい文章を作ってみてください。

完成型

3.本文の書く順番を定型化する3つのメリット

①相手に伝えやすい

ビジネスの場で使われているオーソドックスな流れのメールにしておけば、

読み手も誰からどういった意図のメールが来たのか、

すぐに判断できるはずです。

ただやみくもに感情を綴ってしまうより、

分かりやすく、伝わりやすいです。

②大きなミスが減らせる

先ほど説明した5つの基礎構成さえわかっていれば、

チェックするポイントも明確です。

例えば、
・宛先の名前が間違えていないのか

・お礼は言えているか

・次回の日付は間違えていないか

など、自分でも読みやすくなるため、

クセがついていると間違いに気付きやすくなってきます。

③時間短縮になる

基本構成は変わらないので、

一度作ってしまえば、

毎回最初から作るのではなく、

転用が利きます。

• どういった話が印象に残っているのか。
• 担当が誰だったのか。
• 日付

など先ほどの2番同様、注意さえしていれば、

時間短縮の強い味方になるでしょう。

※注意※

楽だからと言って、

送り先の間違えや、

内容の間違えには十分気をつけましょう。

4.要注意！ビジネスの基本が見られているメール作成ポイント4つ

①件名は変更せず「Re：」は残して返信する

企業から受信したメールを返信する際は、

件名をそのままで、変更せずに送りましょう。

もとの件名が「最終面接のご連絡」であれば、

「Re：最終面接のご連絡」としてそのままでメールしてください。

たまに丁寧に題名を書き換えて送っていただくこともあるのですが、

件名を変えてしまうとメールが探しにくくなることや、先方のメールの見落とし原因になることもあります。

メールの題名はそのままでやり取りしましょう。

あまりにも多くのREがついた場合はいくつか消して、対応するケースもあります。

②返信時は相手の本文を残したままにする

受信メールに返信すると、

相手の本文が残ります。

今までのやり取りが全文、引用された形で残され、

過去のメールが連なるようになっていきます。

（設定次第で引用がない場合もありますので、注意してください）

この連なるメール文を見た目が悪いからとか、

ややこしくなるからという理由で消してしまうのはNGです。

引用された文章は残したまま相手に返信してください。

過去のメールのやり取りが他のメールを探さなくてもわかるので、

非常に便利です。また、お互いの時間短縮にもなるので、
実践してみてください。

③メール本文の最後に連絡先(署名)を入れ連絡をスムーズにする

面接官がメールを見返して、電話連絡や、郵便物の送付を考えたときに、

連絡先を調べる必要があります。メールに署名として連絡先を載せてあれば、

お互い手間もなく、スムーズに業務が進むこともあります。

また、ごくまれにですが、面談者からメールでご連絡を貰った際に、
転職サイトからメッセージが来ているだけで連絡先がないケースもあります。

面接担当者が外出中の場合やお休みの場合、アドレスや番号を持っていないケースもあるので署名を入れてやり取りをスムーズにしましょう。

④定型文だけではなく、会話にあったエピソードを織り交ぜる

選考参加後のお礼や、次回選考の日程調整の連絡の際に、

面接でした会話や、自分の気づきなどを載せるといいでしょう。

恐らく数名に対して選考の連絡を送っているので、

あなたを思い出してもらいやすいキーワードで覚えてもらえるチャンスです。

ぜひ、盛り上がったなと感じた話や、意気込みなど載せてみてください。

5.面接日程連絡やお礼メールの返信対応方法とメール事例～4つの状況別対応方法～

①企業からもらった日程が参加可能の場合の対処法

お礼も合わせて参加できる旨を伝えましょう。下記一例です。

②企業からもらった日程で参加が難しく再調整が必要な場合の対処法

「参加の難しい理由」と「再度調整してもらうための都合の良い日時」を明確に記載しましょう。

③企業に希望日時を出すように指示を貰った場合の対処法

希望を出す際は、メールのやり取りを余計に増やさないためにも

できるだけ幅広い日程候補を記載しましょう。

④日程調整完了後の再度変更依頼をする場合の対処法

先方の都合を再度もらう必要があるので、電話でも謝罪を伝えると丁寧です。

日程の再調整してもらったことを面接当日に再度、謝罪とお礼を言えるとなおいいでしょう。

6.メールの間違った日本語や書き方例

①敬語のようで敬語ではない？日本語

【了解しました？】

諸説あるのですが、

「了解しました」は、

「了解」に「しました」をつけた丁寧語です。

ですので、尊敬語ではないと考えられています。

了解いたしましたは敬語という説もあります。

ただ、了解問題に関しては、

人それぞれの理解によって、大きく違うので、

使わないという選択が無難です。

「承知しました」や「かしこまりました」で対応するといいでしょう。

【大変参考になりました？】

面接の場でもよく言われますが、これはあまりよくないです。

参考にするというのは、相手を評価するということに繋がります。

もしくは、参考程度に1つの意見として聞いておくという日本語のニュアンスになります。

目下の人が参考にすると使うといろいろと勘違いされてしまいますので、

注意しましょう。

【お伺いさせていただきます？】

間違いだらけの日本語です。

まず、「伺う」というのが「聞く・尋ねる・訪問する」敬語です。

ということは「お」「伺い」の二重敬語です。

また、「させていただく」は許可を必要とする場合に使う言葉です。

会話の流れ次第ですが、

「伺います」で十分相手に伝わる敬語になることを認識しておきましょう。

②文章の統一感をもたせましょう。

数字や、ローマ字を使う機会もあると思いますが、使うときは全角や半角を統一させましょう。

例えば電話番号は半角だけど、住所は全角となるとバラバラしている印象があります。

もっと言うと、電話番号の中でも半角全角が違っている方もいます。

最後に見直しましょう。

次いで多いのが、フォントのサイズと、文字の種類です。

メールのフォントが変わっているから採用を見送ったということはありませんが、

読みやすくすることを心がけて、大きさと書体は選びましょう。

7.最後に

転職のメール対策についていかがだったでしょうか。

基礎ですので、しっかりと知識をつけて、

採用連絡の中で印象アップにつなげられるようにしましょう。

連絡してくれている面接官も人の子です。

連絡をしっかりと取って、

関係値をしっかり作って仲間になってもらいましょう。

私も、皆さんのこれからの選考で良い結果が出るよう、応援しております！